Ada banyak perdebatan tentang manfaat multitasking. Dan sementara tentu ada beberapa tugas yang lebih baik ditangani secara individual, adalah mungkin untuk melakukan ini DAN itu dengan perencanaan dan pendekatan yang tepat.
Dengan pengembangan kebiasaan yang baik dan pendekatan strategis, Anda dapat mencapai lebih banyak dalam waktu yang lebih sedikit. Berikut adalah beberapa tips multitasking yang dapat membantu Anda melatih otak Anda ke multitask tanpa merusak produktivitas Anda secara keseluruhan.
Atur dan Berikan Prioritas pada Tugas Tertentu
Tidak peduli seberapa baik Anda melakukan multitasking, ada hal-hal yang membutuhkan fokus penuh Anda. Triknya kemudian menjadi mengetahui item mana yang membutuhkan fokus tersebut dan kemudian memberi mereka yang melakukan prioritas lebih tinggi saat mengatur tugas lain untuk sementara. Untuk menentukan tugas mana yang harus menjadi prioritas lebih tinggi, tanyakan pada diri Anda:
- Apakah ada tenggat waktu yang terkait dengan tugas itu?
- Jika tugas belum selesai, apakah ia akan menahan kemajuan pada proyek lain?
- Apakah tugas membutuhkan banyak waktu dan oleh karena itu, lebih fokus dan perhatian yang tak terbagi daripada tugas lain?
- Apakah pekerjaan klien tugas atau pekerjaan internal?
- Apakah menyelesaikan tugas lebih cepat daripada nanti mengarah pada manfaat langsung seperti pembayaran? (Menilai nilai tugas.)
Jika jawaban atas pertanyaan di atas adalah "ya," maka kemungkinan tugas ini harus menjadi prioritas. Setelah membuat penentuan jenis ini pada setiap tugas, Anda kemudian dapat membuat sistem prioritas untuk menandai masing-masing:
- Mendesak - Kurang dari 24 jam
- Tinggi - Dalam waktu 24 jam
- Medium - Dalam waktu 72 jam
- Rendah - Dalam waktu 7 hari
Sebagian besar ini akan mulai datang secara alami dengan latihan dan fokus khusus. Pertahankan tugas prioritas tinggi pada daftar tugas Anda yang terpisah dari yang lain, dan tetap perhatikan "hadiah" yang datang dari menyelesaikannya.
Simpan Kalender Tugas Tertentu
Sebagian besar kiat produktivitas membagikan pentingnya menjaga kalender. Tetapi jika Anda mencari multitask, Anda memerlukan kalender yang mencerminkan hal itu.
Daripada hanya menuliskan daftar setiap hal yang perlu dilakukan, simpan kalender terpisah untuk tugas. Jika Anda bisa, kelompokkan tugas-tugas yang serupa. Dan kemudian tetapkan waktu khusus untuk tugas-tugas tersebut sepanjang hari, minggu, atau bulan sehingga Anda memastikan Anda tetap di jalur.
Gunakan "Cheats"
Tugas yang berulang sangat cocok untuk multitasking, karena Anda sering melakukannya, sehingga kemungkinan besar mereka tidak memerlukan sebagian besar fokus Anda. Untuk menghemat waktu dan konsentrasi, kumpulkan dan simpan informasi yang Anda perlukan secara teratur dan buat lembar contekan untuk melakukan tugas berulang.
Tanggapan terekam Google adalah salah satu cara untuk menghemat waktu Anda jika Anda harus mengetik respons email yang sama berulang kali. Apakah ada respons standar untuk pertanyaan spesifik yang sering Anda terima? Jika demikian, ketikkan respons dan simpan sebagai respons terekam di akun Gmail Anda. Kali berikutnya Anda menanyakan pertanyaan yang sama, Anda dapat memulai balasan Anda, klik pada tanggapan yang disimpan, pilih tanggapan yang dimaksud - dan tekan kirim. Daripada menghabiskan waktu 10 menit menyusun respons yang sama, Anda kini mengurangi waktu respons menjadi empat klik.
Dan jika dokumen yang sama diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang serupa, buat daftar contekan dengan tautan ke semua dokumen jika mereka disimpan secara online sehingga hanya satu klik yang diperlukan untuk menarik mereka. Jika tidak disimpan secara online dan sebagai gantinya mereka ada di komputer Anda, kumpulkan mereka ke dalam file yang sama sehingga semuanya dapat diakses dalam sekejap. Idenya di sini adalah untuk tidak memulai dari awal setiap kali Anda harus menyelesaikan tugas yang berulang.
Pindah ke Tugas Tunggal untuk Mengatur Ulang Konsentrasi Anda
Jika Anda menghabiskan sebagian besar hari Anda mengerjakan banyak hal sekaligus, otak Anda akan membutuhkan istirahat. Untuk menekan tombol reset figuratif, beralih dari multitasking ke melakukan satu tugas.
Tindakan ini memberi otak Anda istirahat dan pengaturan ulang yang harus dilakukan memberi Anda awal yang baru ketika Anda harus beralih kembali ke multitasking.
Pilih Tugas yang Menggunakan Bagian Berbeda dari Otak Anda
Sebenarnya ada kesalahpahaman besar tentang arti multitasking. Apa yang dianggap beberapa orang sebagai multitasking sebenarnya hanyalah penugasan serial, atau dengan cepat mengalihkan konsentrasi Anda dari satu hal ke hal lainnya, menurut penelitian dari Psychology Today.
Agar benar-benar multitasking - Anda tidak dapat menggunakan bagian yang sama dari otak Anda untuk lebih dari satu hal pada satu waktu.
Jadi jika Anda perlu menulis email dan juga menghabiskan waktu di telepon, lakukan masing-masing secara terpisah. Kedua tugas ini membutuhkan penggunaan pusat bahasa otak Anda sehingga memilih tugas yang memerlukan berbagai jenis keterampilan bila memungkinkan. Misalnya, menggabungkan tugas aksi dengan tugas komunikasi daripada mencoba melakukan dua tugas komunikasi sekaligus. Tugas aksi membutuhkan fungsi motorik bagian otak, sementara tugas komunikasi membutuhkan pusat bahasa otak. Ini benar multitasking dan itu bisa sangat berhasil bila diterapkan dengan benar.
Mulai Kecil untuk Membangun Rutinitas Produktif
Multitasking bukanlah sesuatu yang alami bagi semua orang. Ini adalah keterampilan yang perlu Anda bangun dan tingkatkan dari waktu ke waktu. Penelitian dari Vanderbilt University menunjukkan bahwa melatih otak Anda untuk melakukan tugas-tugas sederhana secara berulang-ulang, baik secara terpisah atau bersamaan, meningkatkan efisiensi di mana tugas-tugas itu diselesaikan.
Mulailah dengan tugas-tugas kecil dan sederhana untuk membangun keterampilan dan kekuatan otak yang dibutuhkan untuk melakukan lebih banyak di masa depan.
Bundel Tugas Terkait Bersama
Di sepanjang garis yang sama, dibutuhkan lebih sedikit kekuatan otak untuk mengalihkan fokus di antara hal-hal yang terkait erat satu sama lain. Menurut Pengusaha, ketika Anda mulai mengerjakan suatu tugas, ia akan mengaktifkan semua sirkuit dan neuron yang diperlukan. Jika Anda kemudian beralih ke tugas yang sama sekali tidak berhubungan, otak Anda harus menyesuaikan dan penyesuaian itu dapat memengaruhi fokus dan memori Anda secara negatif.
Jika Anda memiliki banyak tugas yang terkait dengan proyek yang sama, jadwalkan untuk diselesaikan pada saat yang sama atau berturut-turut satu setelah yang lain. Hindari kecenderungan untuk bolak-balik antara tugas-tugas yang tidak terkait.
Coba Alat dan Sistem Produktivitas yang Berbeda
Anda sebenarnya tidak harus memulai dari awal untuk membangun sistem yang cocok untuk Anda. Sudah ada sistem yang berbeda, termasuk metode Pomodoro dan sistem Big Rocks, terbukti membantu orang tetap produktif. Ada juga aplikasi seluler dan desktop yang dapat membantu Anda tetap produktif.
Tidak semua sistem atau setiap aplikasi akan berfungsi untuk setiap orang. Tetapi jika Anda ingin meningkatkan produktivitas Anda, ada baiknya dicoba untuk menemukan yang tepat untuk Anda dan kemudian mematuhinya.
Matikan Semua Perangkat Mereka
Multitasking adalah gim yang rumit. Otak Anda hanya dapat menangani begitu banyak sekaligus sehingga penting bagi Anda untuk secara hati-hati mengendalikan apa yang Anda biarkan masuk.
Jika Anda sudah mengerjakan banyak tugas, jangan buat gangguan dengan menjaga ponsel tetap aktif dan merespons teks saat Anda benar-benar berusaha untuk menghasilkan hasil.
Perlihatkan disiplin diri saat di komputer dengan menjaga ponsel Anda senyap. Hanya buka tab untuk email atau media sosial selama waktu yang Anda sisihkan untuk menyelesaikan tugas-tugas itu. Jika Anda tidak menunjukkan disiplin diri, Anda sengaja mengatur gangguan, mengurangi fokus Anda dan berpotensi membuat Anda gagal.
Tidak ada yang sempurna dalam multitasking dan melakukannya secara efisien membutuhkan banyak fokus yang disengaja. Tetapi dengan perencanaan dan penggunaan yang tepat dari tips multitasking ini - adalah mungkin untuk melatih otak Anda untuk melakukan ini DAN itu secara efektif.
Gambar Konsep Multitasking melalui Shutterstock
