Komunikasi terpadu. Ini adalah frasa teknis yang mungkin Anda lihat di suatu titik dalam dekade terakhir. Tetapi apakah Anda tahu apa artinya itu, dan mengapa itu penting?
Ada berbagai macam definisi frasa ini tergantung pada apakah Anda berbicara dengan pengguna akhir, seorang profesional penjualan atau seorang insinyur.
Mari kita fokus pada aspek yang paling penting dari istilah komunikasi terpadu, yaitu, hasil akhir.
Istilah ini diciptakan oleh konsultan Art Rosenberg sekitar tahun 2000 dalam upaya untuk mendeskripsikan teknologi yang memungkinkan pesan dan data untuk dialihkan untuk menjangkau penerima secepat mungkin. Sederhananya, bagaimana kita - dalam waktu nyata - mendapatkan semua pesan ke pengguna, di mana pun mereka berada?
Mobilitas adalah elemen kunci.
Jadi hasil akhirnya - komunikasi terpadu atau UC, akronim yang dikenal dengan - mengacu pada metode di mana pesan dari berbagai sumber dapat dibawa ke satu sumber bagi pengguna akhir untuk mengakses.
Fitur dapat memungkinkan satu nomor ditetapkan ke perangkat seluler seseorang, kantor rumah atau lokasi lain, dan memiliki panggilan mengikuti orang atau mendorong / menarik di antara perangkat tanpa harus memutuskan sambungan dan kemudian menghubungkan kembali panggilan.
Fitur lain, yang dikenal sebagai pesan suara-ke-email, memungkinkan pesan suara untuk menjangkau manajer atau karyawan ketika mereka jauh dari kantor atau bekerja dari jarak jauh dengan mengirim file audio dari pesan suara (seperti file MP3, MP4 atau .wav) ke email penerima. Penerima kemudian dapat mendengarkan suara melalui email tanpa harus dial ke voicemail. Ini memudahkan untuk meneruskan voicemail, misalnya, karena semua yang perlu Anda lakukan adalah meneruskan email dan lampiran file suara.
Alat perangkat lunak komunikasi terpadu lainnya mungkin termasuk klien yang dapat diunduh yang memungkinkan manajemen klik-ke-panggil dan layanan dari dalam perangkat lunak klien email yang umum digunakan atau browser web. Bahkan dapat menyertakan alat yang mengarahkan panggilan ke nomor back-up jika ada pemadaman listrik atau masalah jaringan.
Mengapa Komunikasi Terpadu Penting?
Yah itu mungkin tidak penting untuk setiap bisnis, atau setiap orang dalam bisnis Anda ... tetapi menawarkan Anda sesuatu yang penting. Komunikasi terpadu adalah cara untuk mendapatkan informasi penting dengan cepat tanpa memperhatikan skenario tertentu.
Mari kita lihat dua skenario bisnis umum, dan bagaimana komunikasi terpadu dapat menambah produktivitas, kepuasan pelanggan, profitabilitas, dan kepuasan karyawan.
Pertama kita akan mempertimbangkan orang penjualan.
Satu snapshot dalam waktu memiliki penjual kami, Mel, menunggu keputusan penting. Dia sedang menunggu penjualan widget hijau $ 23,000. Dia menerima email hanya satu jam yang lalu. Keputusan calon klien sudah dekat. Tetapi organisasi klien memiliki beberapa pertanyaan tambahan. Tim klien sedang mengerjakan daftar pertanyaan dan berencana untuk menghubungi Anda “segera setelah mereka siap”.
Kedengarannya seperti Mel mungkin memiliki hari yang indah. Dia hanya perlu menjawab beberapa pertanyaan dan, boom, dia mungkin memiliki penjualan!
Tapi tunggu! Mel menerima panggilan telepon. Ini adalah istrinya, Judy. Putra Mel mendapat luka serius di jarinya dan berteriak “pembunuhan berdarah.” Pengasuh anak itu panik dan Judy terjebak dalam kemacetan yang hebat - tabrakan mobil 10 yang mungkin butuh waktu berjam-jam untuk diurai.
Mel harus pulang. SEKARANG.
Mel adalah bintang acara di widget khusus ini. Tapi keluarganya harus diutamakan. Dia robek, karena dia memilih kewajiban keluarganya tetapi merasa seperti dia harus melalaikan kewajiban bisnisnya dan mungkin mengecewakan tim pekerja.
Atau apakah dia? Bagaimana jika dia bisa menangani kedua masalah pada saat yang bersamaan?
Mari kita lihat situasi lain, kali ini seorang insinyur jaringan bernama Bill.
Bill adalah otoritas terakhir di jaringan bisnisnya. Dia perlu merespon dengan cepat padam karena jaringan bisnisnya mendukung produk utama perusahaannya, perangkat lunak yang diunduh dari server di jaringan Bill bertanggung jawab.
Tetapi Bill tidak dapat berdiri di samping servernya 24 / 7.
Sekarang, bagaimana jika server itu dapat mengirim email yang juga dapat mengirim pesan ke ponselnya jika terjadi pemadaman? Bill bisa diberitahu, bahkan jika dia menonton TV atau duduk di terasnya. Bill bisa menjadi produktif di mana pun dia berada, dan dia merasa dibebaskan dari kantornya. Kecuali dan sampai ada pemadaman, dia bebas menikmati waktu liburnya. Dan perusahaan tidak perlu membayar untuk cakupan 24 / 7, untuk seseorang pada jam untuk duduk di sebelah server.
Ini hanya dua kasus di mana Anda dapat melihat nilai dari sistem komunikasi terpadu. Sistem UC dapat membuat orang-orang Anda tetap mendapat informasi dan berhubungan, bahkan dalam situasi darurat, dan memungkinkan pekerjaan jarak jauh atas dasar yang dibutuhkan. Oleh karena itu, mereka dapat dengan mudah membayar sendiri dalam jangka panjang.
Bagaimana Saya Harus Memilih Penyedia UC?
Sejumlah hal harus dipertimbangkan ketika mencari penyedia yang tepat:
- Apakah solusinya termasuk koneksi internet khusus kelas bisnis?
- Apakah solusinya mudah beradaptasi jika perusahaan kita membutuhkan perubahan?
- Apakah ada jaminan dalam Quality of Service (QoS)?
- Apakah vendor memberikan solusi keamanannya sendiri untuk mengamankan jaringan dan perangkat dengan benar, atau apakah kita perlu mencari layanan keamanan tambahan?
- Tingkat keamanan awan apa yang ditawarkan vendor?
- Apakah komunikasi masih dapat diakses jika terjadi keadaan darurat atau bencana?
Dengan poin-poin ini dalam pikiran Anda siap untuk menemukan penyedia solusi yang dapat memastikan bahwa Anda mendapatkan panggilan-panggilan dan pesan-pesan penting tanpa menghiraukan situasinya.
Foto Komunikasi Global melalui Shutterstock
