Sementara banyak bisnis kecil dapat menggunakan perangkat lunak di luar kotak, ada kalanya solusi yang lebih khusus - baik sebagai modifikasi perangkat lunak yang sudah ada atau sesuatu yang benar-benar baru - menjadi perlu.
Tapi kriteria apa yang menentukan kapan solusi yang disesuaikan, versus di luar kotak, adalah pilihan yang tepat? Kapan Anda perlu membuat keputusan membangun versus membeli perangkat lunak?
Untuk jawabannya, Tren Bisnis Kecil beralih ke Jim Hutchings, analis bisnis dengan Trifecta Technologies, perusahaan yang mengkustomisasi perangkat lunak agar sesuai dengan kebutuhan bisnis secara lebih akurat. Dia memberikan sepuluh tips berikut:
Driver Dibalik Keputusan Build versus Beli Software
1. Manual Workarounds
Perusahaan mungkin menggunakan cara kerja manual untuk menemani tugas-tugas rutin karena perangkat lunak tidak melakukan pekerjaan.
“Ketika sebuah tugas membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan daripada seharusnya, itu adalah tanda pertama bahwa perusahaan menggunakan cara kerja manual, seperti menggunakan Post-it notes untuk mengatur pengingat,” kata Hutchings. "Solusi yang disesuaikan dapat membantu dalam kasus itu."
2. Tingkat Adopsi Buruk
Tingkat adopsi yang buruk dari perangkat lunak yang ada adalah kustomisasi indikator lain yang mungkin diperlukan.
"Jika karyawan keluar dari jalan mereka untuk tidak menggunakan perangkat lunak, itu pertanda mereka tidak menyukainya," katanya. “Adopsi yang dipaksakan tidak akan mengarah pada efisiensi, tetapi akan mengakibatkan pekerja mengeluh dan mengeluh.”
3. Pelatihan Kesulitan
Perusahaan mungkin memerlukan solusi khusus ketika sulit untuk melatih karyawan di luar perangkat lunak.
"Bisa jadi ahli materi pelajaran tidak tersedia untuk dilatih atau bahwa perangkat lunak sudah ketinggalan jaman dan sulit digunakan," kata Hutchings. “Selain itu, ahli materi pelajaran dapat mengambil sikap 'Lebih mudah melakukannya sendiri daripada melatih orang lain', karena kesulitannya. Dalam hal ini, solusi khusus akan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
4. Proses Penjualan yang Tidak Didukung
Mungkin ada saat-saat ketika perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang digunakan tidak sepenuhnya mendukung proses penjualan. Untuk mengilustrasikan, Hutchings menarik contoh ketika perangkat lunak CRM klien tidak dapat memenuhi kebutuhan untuk kontrak dengan model penetapan harga khusus.
"Kami menambahkan komponen yang menggunakan alur kerja khusus untuk melalui proses berbasis aturan tertentu untuk mengakomodasi klien," katanya. "Ini mempersingkat proses penjualan dengan cara yang perangkat lunak di luar kotak tidak bisa."
5. Beberapa Perangkat Lunak untuk Pekerjaan Tunggal
Kasus lain di mana kustomisasi menjadi faktor adalah ketika berbagai perangkat lunak diperlukan untuk menyelesaikan satu pekerjaan - apa yang disebut Hutchings sebagai "Frankensteining" perangkat lunak.
"Pendekatan ini tidak salah menurut definisi, tetapi menghasilkan inefisiensi," katanya. "Jika Anda tidak dapat menggunakan hanya satu perangkat lunak, ada masalah."
Hutchings mendaftarkan dua contoh untuk menyatakan maksudnya.
"Menggunakan Word daripada Excel untuk membuat tabel adalah salah satu contoh," katanya. “CRM adalah hal lain. Menggunakan program CRM untuk sebagian besar saluran penjualan tetapi menambahkan spreadsheet Excel untuk pelaporan - Anda tidak mendapatkan efisiensi yang sebenarnya. ”
6. Konversi Sistem
Bisnis yang tidak puas dengan satu program perangkat lunak mungkin ingin bermigrasi ke yang lain, tugas yang tidak selalu mudah.
"Memindahkan data dari satu sistem ke sistem lain dapat menjadi tugas yang sulit yang mungkin memerlukan kerja kustom," kata Hutchings. "Dalam hal ini, penyesuai perangkat lunak akan membuat mesin yang mengubah data untuk Anda secara otomatis."
7. Persyaratan Otomasi
Setiap kali bisnis akan mendapat manfaat dari otomatisasi adalah indikasi itu membutuhkan perangkat lunak kustom, menurut Hutchings.
"Jika Anda hanya menjual barang-barang - menggunakan perangkat lunak penjualan untuk membuat perubahan, misalnya - Anda mungkin baik-baik saja dengan solusi luar kotak seperti Square atau Clover," katanya. "Tapi jika ada dasi untuk penggajian, timesheets, akuntansi, inventaris, pembelian, manajemen rantai suplai atau peramalan, lebih baik untuk dimasukkan ke dalam solusi khusus."
8. Skalabilitas dan Pertimbangan Pertumbuhan Bisnis
Perangkat lunak luar kotak mungkin kurang fleksibel atau skalabilitas, menghambat pertumbuhan bisnis.
"Kustomisasi diperlukan dalam kasus itu, untuk mendukung pertumbuhan," kata Hutchings. "Sebuah perusahaan dapat mengambil pendekatan bertahap, menambahkan fungsi yang berbeda atau memperluas ke berbagai kelompok pengguna secara bertahap dari waktu ke waktu."
9. Branding atau Desain Kustom
Perusahaan dapat mengambil manfaat dari merek atau desain khusus sebagai cara untuk membedakan diri dari pesaing. Hutchings mengutip Carlo's Bakery (rumah "Cake Boss") sebagai contoh.
"[Trifecta] membangun sistem poin penjualan yang memanfaatkan iPad di mana, antara lain, seorang pelanggan yang berkongsi dengan tukang roti dapat membuat kue khusus dari bawah ke atas," katanya. “Juga, ketika garis mulai terbentuk di sekitar sudut setelah debut acara TV, karyawan dapat keluar dan menggunakan iPad untuk menerima pesanan, mengurangi waktu tunggu. Itu membantu mempertahankan pelanggan. "
10. Biaya Lisensi
Kriteria terakhir untuk memutuskan apakah di luar kotak atau perangkat lunak khusus paling cocok untuk bisnis adalah berkaitan dengan biaya lisensi, yang menurut Hutchings, dapat merugikan biaya.
"Harga adalah aspek nomor satu," katanya. “Biaya perizinan untuk perangkat lunak di luar kotak dapat sangat mahal, dalam hal ini biaya khusus dapat menjadi lebih murah dalam jangka panjang. Ini tidak seperti penyewaan dibandingkan membeli mobil. ”
Saran Tambahan
Hutchings menambahkan saran berikut, untuk membantu dalam proses pengambilan keputusan pembelian perangkat lunak:
"Analisis ROI untuk memastikan Anda dapat menghasilkan uang Anda kembali," katanya. “Anggaran $ 5,000 mungkin semua yang diperlukan untuk membuat solusi khusus. Pastikan saja Anda dapat menghasilkan uang Anda kembali dalam efisiensi atau skala ekonomi. ”
Hutchings mengatakan bahwa bisnis pertama-tama harus keluar dari perangkat lunak kotak, untuk melihat apakah itu memenuhi persyaratan, dan kemudian melihat opsi khusus sesuai kebutuhan.
Dia juga menyarankan agar perusahaan tidak melupakan biaya tersembunyi yang terkait dengan adopsi pengguna, seperti pelatihan, dan bahwa mereka sadar akan kehilangan biaya peluang, yang dapat membutuhkan peningkatan anggaran.
Bekerja Bersama Foto melalui Shutterstock
