Meningkatnya penegakan imigrasi kini menjadi ciri khas administrasi di Washington. Pada hari-hari pertama 100 setelah pelantikan Trump, penangkapan imigrasi oleh Imigrasi AS dan Penegakan Bea Cukai (ICE) meningkat hampir 40 persen dibandingkan dengan 2016. Selain itu, administrasi menambahkan 10,000 agen baru ke ICE.
Dengan penegakan bertahap seperti ini, pemberi kerja harus mempersiapkan lonjakan audit ICE dan investigasi imigrasi.
Sekarang adalah saat yang tepat untuk memeriksa ulang kebijakan untuk memastikan perusahaan Anda mematuhi persyaratan pencatatan I-9. Lebih penting lagi untuk selalu memperbarui perubahan dalam undang-undang ketenagakerjaan imigrasi.
Jika tidak, dampaknya bisa besar. Bahkan kesalahan pencatatan yang tampaknya kecil dapat menimbulkan konsekuensi mahal termasuk denda, gangguan bisnis, atau lebih buruk.
Berikut tiga hal yang harus Anda lakukan untuk melindungi bisnis Anda:
1. Gunakan Formulir I-9 Baru Mulai 18 September
Apakah Anda sadar bahwa semua majikan diwajibkan memiliki karyawan yang lengkap dan menandatangani formulir I-9 saat disewa? Sudah hukum selama beberapa dekade. Ini adalah persyaratan apakah karyawan dilahirkan di Amerika Serikat.
Inilah yang berubah. Pada 17 Juli, 2017, formulir I-9 baru diterbitkan. Ini wajib bagi semua majikan gunakan Formulir baru I-9 mulai September 18, 2017, atau menghadapi kemungkinan denda karena menggunakan formulir yang sudah usang.
Pada 18 September, Anda harus mulai menggunakan formulir I-9 dengan tanggal revisi 7 / 17 / 2017.
Jadi bagaimana Anda tetap up to date untuk memastikan Anda menggunakan formulir I-9 yang benar dalam proses orientasi Anda? Cara mudah adalah dengan menggunakan Aplikasi I-9 dan W-4 HRdirect Cerdas.
2. Lakukan Audit Diri Kepatuhan
Terlepas dari niat baik, terlalu mudah bagi perusahaan untuk tersandung pada pencatatan I-9 mereka untuk karyawan saat ini dan masa lalu - dengan konsekuensi yang mahal.
Denda berlipat ganda dalam satu tahun terakhir. Denda untuk pelanggaran pencatatan sekarang adalah $ 2,156 per pelanggaran. Denda melompat ke $ 4,313 bagi mereka yang secara sadar mempekerjakan pekerja tidak berdokumen. Dalam kasus pelanggaran berulang, hukuman bisa melebihi $ 20,000 dan bahkan termasuk penjara.
Dengan melakukan audit mandiri I-9, Anda dapat bertindak cukup dini untuk meminimalkan atau menghindari konsekuensi serius. Audit mandiri I-9 membantu perusahaan Anda:
- mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan,
- hilangkan catatan perusahaan Anda tidak lagi diperlukan untuk disimpan, dan
- pastikan Anda tidak secara tidak sengaja mempekerjakan pekerja yang tidak didokumentasi.
Waktu untuk melakukan audit diri I-9 adalah sebelum ICE berada di depan pintu Anda meminta catatan.
ComplyRight memiliki panduan yang berguna tentang cara melakukan audit diri. Dapatkan panduan audit mandiri I-9 gratis di sini.
3. Bersiaplah Maju untuk Bagaimana Menanggapi Audit ICE
Peneliti Federal ICE memiliki hak untuk muncul di bisnis tanpa pemberitahuan dengan Pemberitahuan Pemeriksaan untuk mengaudit formulir I-9 untuk karyawan saat ini. Pengusaha di kota-kota tempat kudus, dan orang-orang di industri seperti lansekap, perhotelan dan restoran, mungkin datang di bawah pengawasan tambahan. Tidak masalah seberapa kecil bisnisnya - bisnis Anda dapat dipilih secara acak.
Meskipun ICE memiliki hak untuk melakukan audit, ada hal-hal yang dapat dilakukan oleh pengusaha untuk membatasi ruang lingkup tindakan tersebut:
- Simpan dokumentasi I-9 di satu tempat, terpisah dari catatan karyawan lainnya.
- Batasi catatan yang Anda berikan hanya untuk apa yang diperlukan.
- Jangan menyetujui pencarian area non publik tanpa surat perintah pencarian legal.
- Jangan dipaksa untuk mengabaikan waktu pemberitahuan yang diizinkan. Biasanya bisnis berhak atas pemberitahuan tiga hari.
Juga, menunjuk satu karyawan untuk mengkoordinasikan respons perusahaan terhadap audit ICE. Karyawan itu harus benar-benar dilatih sebelumnya, termasuk kapan harus mencari nasihat hukum.
Dengan mengikuti praktik terbaik seperti ini, audit ICE dapat disimpan untuk gangguan usaha kecil, daripada gangguan besar dengan denda curam dan hukuman lainnya.
Dalam lingkungan hari ini, lebih penting daripada sebelumnya untuk mengambil langkah yang tepat, seperti tiga tindakan di atas. ComplyRight berspesialisasi dalam membantu bisnis dari semua ukuran menavigasi kompleksitas kepatuhan pekerjaan imigrasi, dan memiliki banyak sumber daya di situsnya yang dapat membantu.
Gambar: Imigrasi dan Penegakan Bea Cukai
